Record-to-Report là gì? Quy trình R2R giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán

Quy trình hoàn tất phê duyệt tài chính (financial close) có thể là một ác mộng đối với bộ phận kế toán. Yêu cầu gửi về ngày một khó hơn, cùng với đó, công ty cần cập nhật báo cáo và phân tích nhanh hơn. Không phải phóng đại nhưng công ty càng phát triển, đội kế toán càng phải đối mặt với nhiều áp lực.

Đây là lúc doanh nghiệp cần áp dụng một quy trình record-to-report (R2R) để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan, kịp thời và chính xác. Áp dụng R2R, không chỉ đội kế toán có thể tiếp tục công việc nhanh chóng hơn mà người quản lý cũng nắm bắt tình hình công ty dễ dàng hơn.

Record-to-Report (R2R) là gì?

R2R là một quy trình quản lý tài chính và kế toán bao gồm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan, kịp thời và chính xác. Hệ thống từ ghi chép đến báo cáo này phản ánh một cách hệ thống, chiến lược và tài chính về cách doanh nghiệp đang vận hành. Các bên liên quan có thể đọc phản hồi này và có cái nhìn sâu sắc về việc doanh nghiệp đang vận hành tốt hay không và liệu nó đã đáp ứng đúng kỳ vọng.

Ưu điểm của R2R

R2R giúp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình từ đầu đến cuối để tạo và gửi các tệp đối chiếu, tạo và nhập sổ các bút toán. Chu kỳ hoàn tất end-to-end của R2R cho phép các báo cáo được cải thiện độ chính xác do sự can thiệp tối thiểu của con người. Dựa vào những con số này, nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược để cải thiện tình hình công ty chắc chắn hơn.

Quy trình R2R còn phát triển tự động lập lịch và phân bổ nhiệm vụ, theo dõi dựa trên kiểm soát và chức năng theo dõi kiểm toán để cải thiện tính minh bạch, tránh nguy cơ trượt và nhân rộng các hoạt động và tăng năng suất

R2R cũng cho phép giảm chu kỳ thời gian cho việc đóng sổ cuối tháng và đối chiếu số dư các tài khoản thông qua quản lý tài nguyên theo yêu cầu.

Việc hoạch định thuế cũng trở nên rõ ràng và đơn giản hơn. Dựa vào những con số trên báo cáo, bộ phận thuế cũng tính toán được công ty cần trả bao nhiêu thuế và họ cần có chiến lược gì để giảm trách nhiệm thuế cho doanh nghiệp.

Các bước của Record-to-Report

• Nền tảng của chu kỳ Record-to-Report được hình thành ngay từ giai đoạn xử lý dữ liệu. Đây là tạo ra hầu hết các dữ liệu cần thiết cho việc làm báo cáo. Nếu ở bước này, dữ liệu đưa vào được nhập chính xác, với số lỗi tối thiểu thì phần còn lại của quy trình sẽ diễn ra suôn sẻ. Nếu không, quy trình này sẽ rất mất thời gian bởi việc can thiệp thủ công và làm lại từ đầu.
• Trong thời gian kết thúc một kỳ tài chính, phòng kế toán và những người khác liên quan đến bất kỳ loại công việc kế toán nào đều được đưa ra deadlines. Họ phải hoàn thành tất cả việc nhập sổ của mình trước thời hạn để đóng sổ cái chung và bắt đầu đối chiếu, điều hòa tiền gửi ở các tài khoản. Tính toàn vẹn của dữ liệu nhập vào sổ cái chung được cải thiện và hạn chế việc nhập nhật ký thủ công.Hầu hết các công ty cố gắng hoàn thiện quy trình đóng sổ càng nhanh càng tốt. Tuy nhiên những công ty lớn có hệ thống lỗi thời kế thừa từ các công ty mua lại, các thủ tục nội bộ phức tạp và tốn nhiều thời gian để đóng sổ. Điều này sau đó làm trì hoãn toàn bộ quy trình R2R và đối với nhiều bộ phận tài chính, việc hoàn thành chu kỳ đóng sổ đúng hạn là một thách thức không ngừng.
• Khi chu kỳ đóng sổ kết thúc, kế toán bắt đầu đối chiếu số dư giữa các công ty, thực hiện điều hòa và xác thực thông tin cuối cùng để ghi vào báo cáo tài chính. Tại thời điểm này, bộ phận tài chính nhận thức rõ rằng các báo cáo mà họ chuẩn bị phải giải quyết nhu cầu của cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài. Việc thực hiện điều hòa tài khoản là khá phức tạp trong trường hợp các thực thể đa quốc gia có hoạt động rộng lớn. Tuy nhiên, thông thường, các công ty cố gắng và hoàn thành công việc hợp nhất trong một khoảng thời gian ngắn nhất có thể sau khi đóng sổ cái.
• Khi tất cả dữ liệu đã được thu thập, xác nhận và đồng bộ, quá trình phân tích bắt đầu. Một loạt các báo cáo được chuẩn bị sau đó có chứa nhiều số liệu thống kê và KPI. Các báo cáo này được chuyển đến cho các bên liên quan bên trong và bên ngoài bao gồm quản lý cấp cao, người đứng đầu hoạt động, nhà đầu tư và cơ quan quản lý ngành.

Với dịch vụ Finance & Accounting Outsourcing của GA Advisor, doanh nghiệp của bạn sẽ được triển khai quy trình R2R chuẩn hóa, cập nhật các phần mềm quản lý hiện đại và được linh hoạt áp dụng với mô hình công ty. Liên hệ ngay với GA để được tư vấn miễn phí và tìm kiếm giải pháp kế toán phù hợp!