Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

Bắt đầu từ ngày 01/07/2022, tất cả các cơ quan, tổ chức và cá nhân buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Để giúp các cơ quan, tổ chức và cá nhân tiếp cận dễ dàng hơn với hình thức phát hành hóa đơn mới này, chúng tôi sẽ giới thiệu quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC ngay dưới đây!

1. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quy định, được phát hành nhằm thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn bằng giấy. Không thể phủ nhận được những lợi ích mà loại hóa đơn này mang lại khi giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi và việc khai báo thuế được dễ dàng hơn.

Hóa đơn điện tử tập hợp những thông tin dữ liệu kinh doanh hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử. Hóa đơn được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật. Cũng như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: tính liên tục của hóa đơn theo trình tự thời gian và mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: áp dụng đối với người bán hàng hóa, người cung cấp dịch vụ thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
• Các loại hóa đơn khác: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và các loại chứng từ điện tử khác đã được quy định.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:

• Các tổ chức, doanh nghiệp phát hành với số lượng lớn hóa đơn như Điện, nước, viễn thông, truyền hình.
• Các đơn vị có nhiều chi nhánh tại nhiều tỉnh, thành phố
• Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh, thành phố
• Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.

2. Phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 68

Thông tư 68/2019/TT-BTC đã nêu rõ, từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy

2.1 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nộp Tờ khai đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sau 01 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

2.2 Khởi tạo mẫu hóa đơn

Không cần khởi tạo mẫu số hóa đơn

Khởi tạo ký hiệu hóa đơn:

• Ký tự thứ 1: dùng để phân biệt các loại hóa đơn. Trong dó, 1 là hóa đơn GTGT, 2 là hóa đơn bán hàng, 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
• Ký tự thứ 2 là C hoặc K. Ký tự C dành cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ký tự K dành cho loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Ký tự thứ 3 và 4 là năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
• Ký tự thứ 5 là loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng với các ký tự T, D, L, M
• Ký tự thứ 6 và 7 do người dùng tự xác định dựa theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY

2.3 Đánh số hóa đơn điện tử

Số hóa đơn điện tử bao gồm tối đa 8 chữ số từ 00000001-99999999

2.4 Xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn

Trong nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu ra 03 trường hợp sai sót chính và quy định chi tiết về cách xử lý sai sót như sau:

• Trường hợp bên bán phát hiện Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua

Trong trường hợp này bên bán sẽ gửi thông báo tới cơ quan thuế dựa vào mẫu 04/SS/HĐĐT phụ lục IA. Đồng thời phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cho cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế cho hóa đơn điện tử dã lập gửi cho người mua.

Cơ quan thuế sau khi nhận được thông báo từ bên bán phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót.

Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc sai sót và không cần lập lại hóa đơn điện tử mới. Đồng thời bên bán phải gửi thông báo về việc hóa đơn điện tử xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế dựa vào mẫu 04/SS/HĐĐT phụ lục IA, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì bên bán xử lý dựa theo cách sau:
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót mắc phải và lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót và lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh trước khi lập hóa đơn thay thế.

• Trường hợp cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát hiện có sai sót dù hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-SĐT Phụ lục IB để bên bán kiểm tra sai sót.

3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Các tổ chức, cá nhân hoàn toàn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục thuế, trong các trường hợp sau:

• Kiểm tra, tra cứu hóa đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn điện tử.
• Trước khi hạch toán, kê khai hóa đơn, tổ chức, cá nhân cần xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.

3 bước tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục thuế như sau:

• Truy cập vào website tra cứu hóa đơn tracuuhoadon.gdt.gov.vn và chọn “Thông tin hóa đơn” hoặc “Thông tin thông báo phát hành hóa đơn”
• Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn/tra cứu nhiều hóa đơn” hoặc “thông báo phát hành hóa đơn của cơ quan thuế”/“tổ chức, cá nhân”
  

  Website tra cứu thông tin hóa đơn

• Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử, sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin thì trên màn hình sẽ hiện lên kết quả tra cứu bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn.

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu đến bạn Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC và cách tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục thuế. Cảm ơn các bạn đã quan tâm theo dõi bài viết!