Quy định về sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Sử dụng hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/7/2022 đang là văn bản mới nhất quy định về việc sử dụng hoá đơn điện tử được các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân quan tâm. Bài viết dưới đây tổng hợp tất cả những vấn đề cơ bản nhất, mới nhất mà nghị định đề cập đến, mời bạn đọc tham khảo để áp dụng pháp luật về hoá đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

1. Sử dụng hoá đơn điện tử mới nhất theo pháp luật hiện hành

Sử dụng hoá đơn điện tử mới nhất theo pháp luật hiện hành

Sử dụng hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có những thay đổi rõ rệt về thời gian chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử, cụ thể được quy định tại khoản 1 và khoản 3 điều 59 của nghị định.

Tại khoản 1 thì quy định về thời gian có hiệu lực thi hành của nghị định là ngày 01/7/2022, đồng thời khuyến khích các cá nhân, tổ chức, cơ quan đáp ứng những điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng về hoá đơn, chứng từ điện tử trước ngày 01/7/2022.

Tại khoản 3 thì quy định về việc bãi bỏ khoản 2, khoản 4 điều 35 của nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của chính phủ quy định về hoá đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020.

Như vậy theo quy định trên có thể thấy các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh sẽ không bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 nữa mà sẽ thay đổi thời hạn chuyển đổi thành trước ngày 01/7/2022.

Mặt khác theo quy định tại khoản 1, Điều 60 của nghị định này thì các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử đã đăng ký áp dụng hoá đơn điện tử mà có mã số của cơ quan thuế hoặc là đã mua hoá đơn điện tử trước ngày nghị định này ban hành thì vẫn được sử dụng đến hết ngày 30/6/2022.

2. Các đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Các đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có những quy định cụ thể, chi tiết về những đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử và không mang tính chất chung chung như những nghị định trước. Điều này được thể hiện tại khoản 1, điều 13 của nghị định và điều 91 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực ngày 01/7/2020 có những đối tượng sau:

• Trường hợp 1: Những đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử mà có mã của cơ quan thuế
  • Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử mà có mã của cơ quan thuế khi cung cấp dịch vụ hay bán hàng hoá và không phân biệt giá trị từng lần cung cấp dịch vụ, bán hàng hoá, trừ trường hợp tại khoản 2, khoản 4 Điều 91 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14.
  • Các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh theo khoản 5, điều 51 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 những cá nhân, hộ kinh doanh có quy mô về lao động, doanh thu từ mức cao nhất theo tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật thì phải thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai và thực hiện chế độ kế toán; những trường hợp mà khi bán hàng hoá, dịch vụ hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà xác định được doanh thu khi bán hàng hoá hay cung cấp dịch vụ.
• Trường hợp 2: Những đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP nhưng không có mã của cơ quan thuế sẽ là những đơn vị kinh doanh dịch vụ, bán hàng hoá không phân biệt giá trị từng lần kinh doanh dịch vụ, bán hàng hoá trong những trường hợp sau:
  • Những doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực như: Xăng dầu, bưu chính viễn thông, điện tử, bảo hiểm, tài chính tín dụng, kinh doanh thương mại điện tử, vận tải hàng không, kinh doanh siêu thị, đường thuỷ, đường bộ đường sắt.
  • Những doanh nghiệp kinh doanh đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; có phần mềm lập hoá đơn điện tử đáp ứng việc tra cứu, lập hay lưu trữ hoá đơn điện tử và gồm cả truyền dữ liệu hoá đơn điện tử giữa bên mua và cơ quan thuế, thực hiện xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có cả hệ thống phần mềm kế toán.
• Trường hợp 3: Những đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ -CP mà có mã theo từng lần phát sinh
  • Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng lại cần hoá đơn để giao cho đơn vị kinh doanh hay là khách hàng được cơ quan thuế cấp hoá đơn điện tử thì sẽ được sử dụng hoá đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
  • Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau:
    • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
    • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
    • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp thông báo không được sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Các trường hợp lập hoá đơn điện tử

Các trường hợp lập hoá đơn điện tử

Theo nghị định 123 hoá đơn điện tử có hiệu lực từ 01/7/2022 thì có các trường hợp lập hoá đơn điện tử:

• Trường hợp lập hoá đơn điện tử mà có mã của cơ quan thuế
• •  Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1, điều 14 của nghị định nếu truy cập cổng thông tin điện tử để thực hiện thì sử dụng tài khoản đã cấp để thực hiện đăng ký.
  • Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh mà sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử thì có thể sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của đơn vị hoặc truy cập trang thông tin điện tử của tổ chức mà cung cấp dịch vụ thực hiện.
• Trường hợp lập hoá đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế
  • Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi cung cấp dịch vụ hay bán hàng sau khi mà nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế.
  • Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập hoá đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ, bán hàng, ký số ở hoá đơn điện tử gửi bằng phương thức điện tử cho người mua theo quy định của pháp luật

4. Những trường hợp ngừng sử dụng hoá đơn điện tử

Các trường hợp ngừng sử dụng hoá đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:

• Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác mà chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác mà thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh thông báo rằng không hoạt động ở địa chỉ đăng ký;
• Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác mà tạm ngừng kinh doanh có thông báo với cơ quan có thẩm quyền;
• Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác mà có thông báo của cơ quan thuế về ngừng sử dụng hoá đơn điện tử do nợ thuế để cưỡng chế;
• Sử dụng hoá đơn điện tử để mục đích bán hàng giả, hàng cấm, hàng lậu hay hàng xâm phạm sở hữu trí tuệ mà bị các cơ quan có thẩm quyền phát hiện và báo cho cơ quan thuế;
• Doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của luật bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ngừng kinh doanh.

5. Những trường hợp được chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Những trường hợp được chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Khi có yêu cầu nghiệp vụ về tài chính, kinh tế; theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh toán, cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật

Việc chuyển đổi này phải khớp với nội dung của HĐ ĐT, chứng từ điện tử với chứng từ giấy, hoá đơn sau khi chuyển đổi.

Những chứng từ điện tử, hoá đơn điện tử chuyển thành chứng từ, hoá đơn giấy thì những chứng từ, hoá đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ ghi sổ, theo dõi đúng theo quy định của luật kế toán.

Lưu ý trừ trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.