Bỏ túi 5 tips Tài chính – Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Không bao giờ là dễ dàng để bắt đầu và duy trì một doanh nghiệp nhỏ. Điều này càng trở nên bất khả thi hơn nếu bạn không biết cách quản lý tài chính và nguồn vốn hoạt động đúng cách. Ở bất cứ công ty nào, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn, bộ phận tài chính và kế toán đều đóng vài trò chủ chốt trong việc “sống còn” của doanh nghiệp. Mọi sự kinh doanh đều hoạt động bằng tiền. Điều đó có nghĩa là nếu không thể kiểm soát dòng tiền thì không thể kiểm soát được việc kinh doanh. Hơn nữa, hiểu và sử dụng tiền mặt và tín dụng vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp nhỏ để lên kế hoạch hàng tồn kho, hoạt động quỹ và thu hẹp khoảng cách các khoản thu và chi. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là start-up thất bại đều do vấn đề về dòng tiền. Một vài nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong một năm số doanh nghiệp nhỏ đóng cửa còn nhiều hơn số thành lập. Thêm vào đó, quản lý tài chính dường như là vấn đề quá sức với chủ doanh nghiệp – những người còn bận rộn với các bản báo cáo chuyên môn, kế hoạch chiến lược phát triển.

Chìa khóa để quản lý tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ là cân bằng thực tế nhu cầu và mong muốn. Các doanh nghiệp nhỏ phải lập kế hoạch và kiên trì để đảm bảo rằng các bản record của họ đầy đủ và chính xác nhất có thể. Với doanh thu và chi phí được hạch toán đúng, dòng tiền doanh nghiệp có thể được quản lý và từ đó định hướng quá trình kinh doanh. Tài chính và kế toán là một trong những nghiệp vụ backoffice thường không được coi trọng trong các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên chú ý một chút, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra những doanh nghiệp vận hành trơn chu là bởi một bộ phận kế toán vững mạnh. Ngược lại, không có bộ phận kế toán tốt, doanh nghiệp có thể kết thúc với những khoản thuế sai số.

Dưới đây là một số tips về tài chính – kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ mà GA Advisor Vietnam đã tổng hợp.

1. Kiểm tra và ghi chép sổ sách minh bạch và chính xác

Một hệ thống lưu trữ hồ sơ thích hợp là điều tối quan trọng với các doanh nghiệp nhỏ. Các tài khoản phải được cập nhật và ghi chính xác. Phần lớn các công việc kế toán ở doanh nghiệp nhỏ được theo dõi và xử lý qua các dịch vụ ngân hàng online. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn nên có một hệ thống ghi chép đơn giản và thích hợp các hồ sơ tài chính của riêng mình. Dựa trên các bản record chính xác, các doanh nghiệp có thể dễ dàng khai thuế và ngăn chặn việc gian lận và mất cắp dữ liệu. Các bản ghi cẩn thận và chính xác sẽ giúp các nhà quản lý theo dõi dòng tiền, các khoản thu chi, nợ và trả thuế chính xác và đúng hạn.

GA Advisor cung cấp dịch vụ R2R – giải pháp ghi chép hiện đại, nhanh chóng, phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2. Có một hệ thống kế toán hiện đại và đồng bộ

Các doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua khoản đầu tư cho một hệ thống kế toán chuẩn hóa và hiện đại. Sự thất bại trong hệ thống xử lý thông tin kế toán có thể dẫn đến trục trặc trong toàn bộ hệ thống khác của doanh nghiệp. Ngược lại, một hệ thống công cụ kế toán hiện đại, tùy biến với yêu cầu của công ty và những nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn tốt sẽ tạo ra đầu ra là các thông tin tài chính cập nhật và chính xác.

Báo cáo tài chính thường được hình thành dựa trên các chuẩn mực và khái niệm kế toán. Doanh nghiệp có thể tích hợp các ứng dụng kế toán vào các dịch vụ khác nhau để kiểm soát hệ thống dễ dàng và hiệu quả hơn. Hệ thống kế toán không chỉ giúp các công việc kế toán dễ dàng thực hiện hơn mà còn hỗ trợ việc ghi chép các hoạt động khi kế toán đang bận chuẩn bị giấy tờ. Và tin GA VN đi, một hệ thống kế toán hợp lý có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm kha khá thời gian đấy.

3. Lập các hóa đơn (invoice) chính xác

Thiết lập một hệ thống lập hóa đơn chính xác và hiệu quả là việc các doanh nghiệp cần thực hiện ngay từ những ngày đầu tiên. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể quản lý được những khoản khách hàng đã được thanh toán. Trong hóa đơn cũng phải chứa thông tin khách hàng cụ thể, được xử lý và chuyển giao nhanh chóng với các tiêu chuẩn và độ chính xác cao nhất.

Hóa đơn không chỉ nhắc nhở kỳ hạn trả tiền đối với khách hàng, đó còn là bằng chứng về các điều khoản giao dịch. Vì vậy các thông tin nhập trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên trong quá trình lập hóa đơn, sẽ có rất nhiều sự việc phát sinh. Thêm thông tin bổ sung, hủy hóa đơn sai, tạo nhiều phiên bản,… là việc không thể tránh khỏi. Chính những việc phát sinh như thế sẽ cản trở quá trình kiểm toán và theo dõi các khoản phải thu. Bằng cách xem xét kỹ càng hóa đơn, chi phí của doanh nghiệp có thể được kiểm soát.

4. Thực hành các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi – Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)

GAAP tập trung vào các nguyên tắc nhất định để chỉ rõ các các khoản mục phải được ghi nhận trong báo cáo tài chính (BCTC), cách thức, số lượng và khoản mục được trình bày, khoản tiền nào phải được báo cáo và những thông tin nào giúp người xem hiểu được tình hình tài chính. GAAP được tin tưởng sử dụng giữa các bên liên quan để thể hiện hiệu suất thực sự của doanh nghiệp.

Các con số tài chính phức tạp được chia thành các mục, cho phép việc xác minh và kiểm toán được thực hiện trên một tài khoản kinh doanh nhỏ. GAAP cũng giúp các nhà tài trợ, người cho vay và các bên liên quan khác hiểu rõ BCTC, từ đó doanh nghiệp có thể tìm kiếm các khoản vay vốn từ ngân hàng hoặc các nhà đầu tư khác. Nhìn vào BCTC, người cho vay biết được các giá trị thực sự của doanh nghiệp và giảm bớt lo ngại khi phát hành các khoản cho vay. Như vậy, việc áp dụng nguyên tắc GAAp có thể thay đổi việc quản lý công việc kế toán theo một hướng mới tích cực.

5. Sử dụng các dịch vụ outsource tư vấn và xử lý thuế

Thay vì việc tự mình xoay xở, các công ty nhỏ có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ các công ty outsourcing. Với các doanh nghiệp nhỏ, việc thuê riêng một chuyên gia về thuế chiếm một khoản chi phí đắt đỏ trong cơ cấu chi phí cố định của công ty. Tuy nhiên tự xử lý các vấn đề về thuế mà thiếu chuyên môn sâu để tiết kiệm chi phí lại có thể là con đường tắt khiến doanh nghiệp thất bại. Trong trường hợp như vậy, việc thuê dịch vụ thuế từ các công ty outsourcing vừa giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề tài chính vừa giúp giải quyết bài toán chi phí.

Dịch vụ Finance & Accounting Outsourcing của GA Advisor không chỉ cung cấp những tư vấn nghiệp vụ chuyên sâu mà còn giúp doanh nghiệp hệ thống lại bộ máy kế toán – tài chính doanh nghiệp. Với hơn 10 năm làm nghề, các chuyên gia của chúng tôi sẽ đem đến cho quý doanh nghiệp các giải pháp kế toán – tài chính phù hợp, hiện đại và tùy biến theo mô hình của doanh nghiệp.

Liên hệ với GA Advisor để được tư vấn các gói dịch vụ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn!