Phần mềm ERP – Giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả thời 4.0

ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã không còn là cụm từ xa lạ ở Việt Nam trong 5 năm trở lại đây. Phần mềm ERP được biết đến như một giải pháp tổng thể, tích hợp các hoạt động khác nhau trong một doanh nghiệp trên cùng một hệ thống.

1. ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise resource planning, là một phần mềm quản lý tổng thể của một doanh nghiệp, có thể tích hợp nhiều module quản lý đa chức năng, đa phòng ban tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. ERP không áp dụng cho từng cá nhân đơn lẻ mà được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp, nơi có nhiều phòng ban, nhiều khâu trong quy trình (bởi vậy chữ E trong ERP chính là Enterprise – doanh nghiệp, công ty).

Giải pháp ERP giúp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn lực trong doanh nghiệp. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Điểm nổi bật của ERP chính là khả năng tích hợp các phần mềm quản lý rời rạc, các cơ sở dữ liệu riêng lẻ trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi và đồng bộ, đồng thời linh hoạt ứng dụng các modules khác nhau tùy đặc điểm từng công ty.

Phần mềm ERP tích hợp nhiều modules trên cùng một hệ thống quản lý.

Hiểu một cách đơn giản, bạn có thể hình dung ERP như một gã khổng lồ đa năng có thể xử lý các công việc từ tài chính – kế toán đến nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, bán hàng và rất nhiều thứ khác nữa. Thật tuyệt vời phải không! Thay vì phải đầu tư và quản lý rất nhiều phần mềm chức năng (kế toán, chuỗi cung ứng, sale,…), giờ đây chỉ cần một phần mềm ERP có thể “cân” tất cả. Và đương nhiên với việc tích hợp linh hoạt này, chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt được tình trạng thực tế của công ty, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời tối ưu các nguồn lực như nhân sự, đầu vào và chuẩn bị thật tốt cho kế hoạch kinh doanh tháng sau, quý sau, năm sau.

2. Các module cơ bản trong ERP

Giải pháp ERP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giảm chi phí, tăng lợi nhuận, tối ưu nguồn lực của một doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp và dự án nào cũng sử dụng tất cả các module của ERP. Người quản lý phải hiểu rõ các hạng mục trong dự án, ngành nghề và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Song song với đó, người chủ cũng cần hiểu rõ các module của ERP để triển khai thành công phần mềm ERP.

Dưới đây là một vài module cơ bản trong một dự án ERP:

Tài chính – Kế toán

Module kế toán trong hệ thống erp có thể thay thế hoàn toàn các phần mềm kế toán độc lập khác. Điều này không chỉ dễ dàng cho nhà quản lý mà còn thuận tiện cho các tác vụ thường ngày của kế toán viên.

Đối với kế toán viên, module kế toán ERP đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp theo các chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC. Ngoài ra nó còn thực hiện tốt các nghiệp vụ khác như:

• Tiếp nhận đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán trực tuyến. Tự động đối chiếu với Thủ quỹ để phát hiện chênh lệch, tự động xử lý kết quả kiểm kê quỹ.
• Tự động đối chiếu chứng từ Thu, Chi với Sổ phụ ngân hàng để phát hiện chênh lệch. Dự báo dòng tiền, số dư của từng tài khoản trong tương lai.
• Tự động phân bổ chi phí mua hàng, chi phí hải quan, hạch toán các khoản chiết khấu thương mại, theo dõi chi tiết công nợ phải trả theo từng hóa đơn.
• Thiết lập chính sách giá bán và chiết khấu cho từng khách hàng, mặt hàng. Lập kế hoạch thu nợ, theo dõi nợ theo từng hóa đơn, tự động tính lãi nợ quá hạn.
• Có đầy đủ các chức năng của một Phần mềm quản lý kho. Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, số lô, hạn dùng, mã quy cách, mã vạch. Tự động đối soát với Thủ kho để phát hiện và xử lý chênh lệch.

Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, module kế toán ERP tiên tiến sẽ giúp quản trị tài chính mọi lúc mọi nơi, tức thời xem kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ngay trên các thiết bị di động và quản trị toàn diện doanh nghiệp thông qua các báo cáo quản trị linh động: doanh thu, chi phí, lãi/lỗ, công nợ, tồn kho, mua hàng, bán hàng,…

Nhân sự

Bộ phận nhân sự lúc nào cũng bận rộn “bù đầu” với nào bảng chấm công, nào thủ tục nghỉ phép, hồ sơ nhân viên, bộ kỹ năng nội bộ,… Tuy nhiên tất cả các công việc này đều được “xử gọn” với giải pháp ERP.

Module quản lý nhân sự của ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, quản lý tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo, đánh giá đến công tác chấm công, thanh toán lương, thuế, bảo hiểm và lập báo cáo…

Marketing – Sale (bán hàng)

Với những ai từng làm marketing hoặc sale chắc hẳn không còn lạ lẫm với các bảng excel dày đặc số liệu với các chỉ số nhảy nhót hàng trăm dòng. Rồi còn các bản báo cáo, dashboard phân tích doanh thu, lead, chi phí hàng tháng nữa. Với giải pháp ERP, các bạn marketer và saler sẽ tiếp kiệm kha khá thời gian làm báo cáo và số liệu hàng tháng.

• Quản lý Marketing: Khi phát hành sản phẩm mới hay muốn giới thiệu các chương trình chiết khấu, khuyến mãi,….giải pháp ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chiến dịch marketing từ khâu danh sách khách hàng tiềm năng, đến khi tổ chức xúc tiến giới thiệu và ghi nhận đánh giá nhu cầu của khách hàng, đối tác.
• Quản lý bán hàng: phần mềm erp giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng như: quản lý đội ngũ bán hàng, quản lý tình hình kinh doanh, quản lý chi phí, quản lý công nợ theo nhóm hay nhân viên, tổ chức phân công xúc tiến, theo dõi và tổng kết hiệu quả thực hiện chiến dịch. Đáp ứng các chức năng của một Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.
• Quản lý sau bán hàng: giải pháp erp cung cấp các giải pháp giúp cho việc chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác,…

Sản xuất

Đây là module đặc thù không thể thiếu với các doanh nghiệp sản xuất. Module sản xuất của ERP cho phép theo dõi và quản lý các hoạt động sản xuất tại một xí nghiệp/ nhà máy/ công ty, cụ thể là:

• Lập kế hoạch/đơn đặt hàng sản xuất.
• Dự tính nguyên vật liệu cần mua, cần sản xuất để đáp ứng kế hoạch/đơn đặt hàng.
• Lập yêu cầu mua hàng với những nguyên vật liệu cần mua ngoài.
• Lập lệnh sản xuất, căn cứ theo kế hoạch/đơn đặt hàng hoặc không dựa trên kế hoạch/đơn đặt hàng đã có.
• Cập nhật và theo dõi tiến độ sản xuất.

Quản lý chuỗi cung ứng – SCM

Chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp không chỉ có một khâu logistic mà còn là quản lý tổng thể dòng sản phẩm từ đầu vào sản xuất đến phân phối tới người tiêu dùng. Đặc biệt với những doanh nghiệp sản xuất SCM bao gồm rất nhiều khâu phức tạp, phải chuyển dữ liệu liên tục qua các khâu/ bộ phận để theo dõi, Vì vậy module này của ERP sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch tối ưu quy trình và cắt giảm đáng kể chi phí.

Vai trò của ERP trong các công ty

Bỏ ra một khoản tiền lớn để đầu tư đương nhiên chủ doanh nghiệp mong muốn hệ thống ERP sẽ giúp cải thiện doanh thu, lợi nhuận, tối ưu hóa quy trình hoạt động, cắt giảm chi phí trong vận hành doanh nghiệp,… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng.

Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.

Một số vai trò nổi bật của ERP trong doanh nghiệp:

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính

Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP.

Kiểm soát lượng tồn kho

ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ).

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,…

GA Advisor Vietnam đã triển khai thành công nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam cũng như các công ty liên doanh nước ngoài. Để nhận được tư vấn và hỗ trợ đầy đủ cho doanh nghiệp, bạn hãy liên hệ với GA Advisor qua số hotline hoặc điền thông tin tại đây!

GA ADVISOR VIET NAM