Xu hướng sử dụng Business Intelligence (BI) – Hệ thống báo cáo quản trị thông minh năm 2020

Business Intelligence (BI) là gì?

BI là quá trình biến dữ liệu thô (raw data) thành những con số “biết nói” về hoạt động và insight của doanh nghiệp, từ đó những người quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn có căn cứ trên số liệu. Các giải pháp BI bao gồm các công cụ, công nghệ và các bước thu thập, phân tích và sắp xếp dữ liệu để cung cấp cái nhìn toàn diện về công ty/ tổ chức, từ đó người chủ doanh nghiệp có thể thay đổi, tái cấu trúc để loại bỏ sự kém hiệu quả trong hoạt động và vận hành tổ chức.

Các phần mềm quan trọng như thế nào trong BI?

BI bao gồm rất nhiều quy trình và hoạt động, ví dụ, khai thác dữ liệu, xử lý phân tích online, metrics hiệu suất, truy vấn (querying), trực quan hóa dữ liệu và báo cáo. Để có thể thực hiện nhịp nhàng các nhiệm vụ phức tạp này chúng ta cần phải dựa vào các phần mềm. Điều này đặc biệt được áp dụng nhiều trong ngành sản xuất (manufacturing) – ngành sử dụng nhiều dữ liệu nhất. Các công cụ BI phù hợp sẽ tập hợp và lọc các dữ liệu này, từ đó phân tích ý nghĩa số liệu và giúp các nhà sản xuất hiểu rõ tình trạng hiện tại và đưa ra quyết định kinh doanh tốt nhất.

Báo cáo quản trị thông minh (BI) của khách hàng xuất nhập khẩu của GA Advisor Việt Nam.

Hiện nay hầu hết các công ty sản xuất lớn trên thế giới đã sử dụng hệ thống ERP để quản lý mọi hoạt động của họ. Với một hệ thống quản lý được thiết lập như một kho lưu trữ trung tâm tất cả các dữ liệu của công ty, BI dễ dàng giúp các nhà sản xuất cải thiện hoạt động và hiệu suất của họ. Hãy tưởng tượng công việc quản lý của các nhà sản xuất trước đây mà không có sự trợ giúp của BI. Khi đó các nhà sản xuất cần phải thông qua rất nhiều bảng số liệu excel, kết hợp hàng chục báo cáo từ các bộ phận liên quan để lọc ra những dữ liệu liên quan, sau đó phân tích ý nghĩa và tạo các báo cáo chuyên môn. Nhưng với phần mềm ERP phù hợp, giờ đây, tất cả các cơ sở dữ liệu của bạn không chỉ được tập hợp tại một nơi mà còn có các công cụ BI tích hợp để phân tích dữ liệu và tạo các báo cáo hiệu quả cho nhà sản xuất.

Bạn không cần phải là một data scientist (nhà khoa học dữ liệu) để hiểu các thông tin mà ERP cung cấp. Với hệ thống ERP chất lượng, bạn có thể nắm rõ tất cả các báo cáo cần thiết khi phân tích hoạt động, theo dõi và điều chỉnh các KPI và đạt được mục tiêu đã đề ra. Các dashboard trực quan và realtime hiển thị tất cả các thông tin mà doanh nghiệp cần để duy trì vị trí lợi thế và đưa ra các quyết định sản xuất, kinh doanh tốt hơn.

BI ảnh hưởng như thế nào đến tăng trưởng của doanh nghiệp?

BI có thể giúp giảm bớt các khâu vận hành kém hiệu quả, cải thiện việc ra quyết định, và tăng năng suất, cuối cùng giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình. Sử dụng BI để lọc và phân tích dữ liệu sẽ giúp tổ chức của bạn trở nên hiệu quả hơn, tinh gọn hơn và năng suất hơn. Những dữ liệu ấy sẽ chỉ ra cho bạn lỗ hổng hoặc sự thiếu hiệu quả trong dây chuyền sản xuất, từ đó giúp bạn nâng cao quy trình sản xuất của mình.

Dữ liệu (data) từ các live dashboards sẽ cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết để quyết định các việc cần làm ưu tiên để hoàn thành công việc. Ví dụ, thông qua các dashboard hiển thị thời gian thực (real-time dashboards), người quản lý sản xuất có thể theo dõi sát sao tình hình các cửa hàng bán lẻ và kịp thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất, nếu có sự tồn kho quá cao. Những người ra quyết định trong doanh nghiệp bây giờ có thể nhanh chóng truy cập các báo cáo dữ liệu theo thời gian thực đó để làm căn cứ đưa ra các quyết định tốt nhất, đưa doanh nghiệp tiến lên. Không chỉ thế, BI còn có thể giúp cải thiện kế hoạch sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý tài chính và nhiều điều khác nữa.

Những quyết định mang tầm chiến lược, định hướng công ty nhất định phải dựa trên những căn cứ chính xác, và “những con số biết nói” từ BI chính là những thứ nhà quản lý cần. Có thể nói nhân tố quan trọng nhất để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn là việc truy cập và tiếp nhận các dữ liệu phù hợp – dữ liệu mà bạn có thể có được từ các công cụ BI tích hợp trong phần mềm ERP.

Sử dụng BI cải thiện quá trình vận hành có thể tạo ra sự thay đổi đáng kể trong lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng mạnh mẽ. Một nghiên cứu từ Genius ERP đã chỉ ra rằng với phần mềm ERP cập nhật thông tin theo thời gian thực, công ty có thể giảm 23% chi phí hoạt động (operational cost) và giảm chi phí quản lý (administration cost) xuống 22%. Điểm mấu chốt: các công ty sản xuất thành công hiện nay đều được xây dựng trên nền tảng dữ liệu mạnh mẽ và hiệu quả.

Các sai lầm có thể được hạn chế khi sử dụng BI

Nếu bạn đang sử dụng một phần mềm ERP để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, bạn sẽ được truy xuất dữ liệu theo thời gian thực được kết nối đến các bộ phận trong chuỗi. Nhưng, có vẻ như nhiều công ty vẫn dựa vào quy trình thủ công (nhập liệu, tính tay) và các bảng tính Excel để sắp xếp dữ liệu và đưa ra các quyết định quan trọng. Điều này gây ra lãng phí thời gian cũng như tăng cao khả năng sai sót khi dữ liệu được chuyển qua và nhập vào các bộ phận khác nhau. Thay đổi bằng cách làm quen các công cụ BI tích hợp trong giải pháp ERP sẽ giúp bộ máy kinh doanh của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.

Không sử dụng giải pháp BI để vận hành tổ chức có thể khiến bạn bỏ qua các xu hướng đang thay đổi trên thị trường, khiến bạn đánh mất lợi thế cạnh tranh và đưa ra các chiến lược tồi. Rất nhiều công ty cố gắng sử dụng thật nhiều phần mềm khác nhau vào hệ thống quản trị của họ và họ trở nên bối rối trước quá nhiều nguồn dữ liệu và báo cáo. Hiểu và sử dụng thành thạo BI sẽ giúp bạn quản lý doanh nghiệp theo cách thông minh hơn, từ đó giúp nâng cao hiệu quả, năng suất và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Làm thế nào để triển khai BI cho doanh nghiệp?

Bất cứ sự thay đổi lớn nào cũng tạo ra sự xáo trộn trong tổ chức. Điều đầu tiên bạn cần làm là tổ chức các buổi training nội bộ để nhân viên của bạn hiểu được tầm quan trọng và hiệu quả của công cụ BI. Qua đó bạn cũng nắjm rõ nhu cầu sử dụng và các yêu cầu nghiệp vụ quan trọng cần thiết từ phía nhân viên với vai trò người dùng đối với công cụ BI. Một số CEO đưa ra quyết định chiến lược và triển khai BI quá nhanh cho tổ chức của mình mà không lắng nghe nhân viên, khiến dự án trở nên rủi ro và phản tác dụng.

Giống như nhiều dự án công nghệ, BI sẽ không phát huy hết các chức năng nếu người dùng cảm thấy lo lắng khi sử dụng hoặc nghi ngờ tính chính xác của công cụ và từ chối sử dụng các kết quả phân tích. Để áp dụng công cụ BI thuận lợi vào các dự án, bạn cần đảm bảo các bên có liên quan và nhà cung cấp phần mềm có thể hợp tác và tạo mọi điều kiện.

GA Advisor tổ chức training BI cho nhân viên

Đối với nhiều doanh nghiệp quy mô lớn, việc đưa ra một chiến lược BI sẽ liên quan đến việc triển khai hệ thống ERP với tối đa khả năng của nó. Hiện nay, ERP được phát triển với các công cụ BI tích hợp mạnh mẽ. Vì vậy các nhà sản xuất cần dành thời gian để tìm hiểu toàn bộ khả năng của hệ thống và lên kế hoạch chặt chẽ với các nhà cung cấp ERP của họ để tận dụng công cụ thông minh này. Khi đã làm quen và thành thạo công cụ này, bạn sẽ dễ dàng tìm ra các insight giá trị, tạo các báo cáo nhanh chóng và trực tiếp để hiểu rõ về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, thuận lợi đạt được mục tiêu và cuối cùng phát triển, giúp doanh nghiệp tăng trưởng.

Đưa doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng ngay hôm nay bằng cách tìm hiểu thêm về lợi ích của các công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu BI của GA Advisor. Liên hệ với chúng tôi qua số hotline hoặc để lại thông tin tại đây, GA Advisor sẽ liên hệ với bạn sớm nhất có thể!

GA ADVISOR VIET NAM

Add: R.608, DMC Tower, 535 Kim Ma, Ngoc Khanh Ward, Ba Dinh District, Ha Noi City