Với tình hình dịch COVID-19 thất thường và chưa thể khống chế trong một khoảng thời gian xác định, việc vận hành và kinh doanh của các doanh nghiệp đều ít nhiều bị ảnh hưởng. Bên cạnh việc outsourcing để chuyển đổi chi phí, doanh nghiệp còn có thể tối ưu ngay từ các khâu vận hành của mình, trong đó có quản lý lương.
Với bộ phận HR, đây là một quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian. Có khá nhiều quy định phải tuân thủ, nhiều khoản khấu trừ phải thông báo, trong khi đó còn nguyên một bảng tính lương cần phải tính toán chính xác. Vậy làm thế nào để tối ưu hóa quy trình này và giải tỏa áp lực cho team HR?
Rất nhiều công ty hiện nay vẫn sử dụng phương pháp quản lý tính lương truyền thống – “tính tay”. Tuy nhiên các hóa đơn truyền thống – một tờ giấy in, thường dễ bị mất và đó cũng không phải giải pháp “sống xanh” bảo vệ môi trường. Cùng với đó, việc nhập liệu cũng có nguy cơ sai sót cao, dẫn đến các tính toán sai số.
Đó là lý do tại sao phần mềm tính lương sẽ tăng cường hiệu quả quản lý tiền lương của bạn. Hệ thống tự động cung cấp mức độ bảo mật và độ chính xác cao hơn trong tất cả các tính toán, từ tiền lương, tiền thưởng, thanh toán ngoài giờ cho đến thuế. Ngoài ra, team HR sẽ dành ít thời gian hơn trong các báo cáo tiền lương, sau đó sử dụng thời gian quý giá này cho các hoạt động có giá trị gia tăng cao hơn khác. Nhân viên của bạn có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương trực tuyến được thực hiện ngay, tự động hóa tính lương là mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Một số doanh nghiệp có thể có nhiều hình thức thuê nhân viên khác nhau: nhân viên cố định/ thời vụ, nhân viên làm việc theo ca, freelancers hoặc các nhà thầu độc lập. Như vậy công ty sẽ có thời gian trả lương khác biệt đối với từng loại. Đó có thể là hàng tháng, hàng tuần hoặc từng quý, nhưng khi xét đến việc quản lý tiền lương, các quy trình này có thể dẫn đến lỗi trùng lặp.
Để giảm thiểu rủi ro và xử lý bảng lương đúng cách, bạn nên trả cho tất cả nhân viên của mình theo cùng một lịch trình thanh toán. Tương tự như vậy, vì bảng lương không chỉ là tính toán và trả lương, HR hoặc kế toán cũng cần phải làm việc với các nhiệm vụ khác, chẳng hạn như báo cáo thuế hoặc bảo trì tuân thủ. Vì vậy, hãy để họ dành tất cả sự chú ý của họ vào một nhiệm vụ quan trọng tại một thời điểm nhất định.
Các vấn đề về tính lương phổ biến – chẳng hạn như sự nhầm lẫn từ nhân viên, phân loại sai, thanh toán vượt thuế hoặc thanh toán dưới mức – sẽ được giảm thiểu nếu bạn có chính sách trả lương chính xác và minh bạch. Nó rất quan trọng để cung cấp cho nhân viên của bạn các nguyên tắc thiết yếu liên quan đến việc tham dự, từ chức, hoàn trả chi phí, phân loại nhân viên, xác định mức lương / tiền thưởng và kế hoạch của công ty để giải quyết các vấn đề về tiền lương. Làm cho chính sách của bạn dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên, kể cả tuyển dụng hiện tại và tương lai của bạn. Ngoài ra, đảm bảo rằng nhân viên của bạn biết họ nên tìm đến ai khi có vấn đề phát sinh.
Một cách khác để tối ưu hóa quản lý tiền lương của bạn là yêu cầu phản hồi và đề xuất trong nơi làm việc của bạn. Những dữ liệu đó sẽ giúp bạn phát hiện ra những khía cạnh khó hiểu và dễ gây hiểu lầm trong quy trình trả lương của bạn. Bạn có thể thực hiện khảo sát bảng lương định kỳ cho tất cả các cấp để thu thập phản hồi của họ hoặc đưa nó vào khảo sát mức độ tham gia của nhân viên để hiểu rõ hơn về sự hài lòng của nhân viên trong công việc. Bằng cách này, bạn thường có thể phát hiện và sửa đổi kịp thời tất cả các vấn đề tại nơi làm việc của bạn trước khi chúng trở nên quan trọng.
GA Advisor Vietnam, với tầm nhìn 2020 “Trợ giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam có hệ thống quản trị tài chính và nhân sự mang tầm thế giới” sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp, đem đến những tư vấn phù hợp và tối ưu nhất.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về hệ thống tài chính – kế toán và giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp.
GA ADVISOR VIET NAM
Add: R.608, DMC Tower, 535 Kim Ma, Ngoc Khanh Ward, Ba Dinh District, Ha Noi City
EMAIL: info@gaadvisor.net
TEL: (84) 98 561 3952 | (+84) 24 2217 6060
4 lợi ích hàng đầu của dịch vụ tính lương (payroll) đối với doanh nghiệp nhỏ
Với công ty vừa và nhỏ, sử dụng dịch vụ tính lương payroll đang trở thành xu thế được ưa thích với 4 lợi ích nổi bật hàng đầu sau đây
Bỏ túi 5 tips Tài chính – Kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Không bao giờ là dễ dàng để bắt đầu và duy trì một doanh nghiệp nhỏ. Điều này càng trở nên bất khả thi hơn nếu bạn không biết cách quản lý tài chính và nguồn vốn hoạt động đúng cách. Ở bất cứ công ty nào, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn, […]
Record-to-Report là gì? Quy trình R2R giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán
Quy trình hoàn tất phê duyệt tài chính (financial close) có thể là một ác mộng đối với bộ phận kế toán. Yêu cầu gửi về ngày một khó hơn, cùng với đó, công ty cần cập nhật báo cáo và phân tích nhanh hơn. Không phải phóng đại nhưng công ty càng phát triển, […]
Tin mới nhất
