Theo nghị định 119/2018/NĐ- CP, kể từ tháng 11/2020 doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Để không gián đoạn kinh doanh, GA Accounting sẽ hướng dẫn các bước chuyển từ hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử như sau:

1. Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Về phía doanh nghiệp, 

• Tiết kiệm đến 90% chi phí: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Tiết kiệm thời gian: Việc lập và gửi/nhận hóa đơn đến khách hàng được thực hiện nhanh chóng qua các phương tiện điện tử. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet. Rút ngắn thời gian thu nợ.
• An toàn, bảo mật, chống làm giả: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp.
• Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thu.
• Doanh nghiệp được lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. Đồng thời, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Phần mềm hóa đơn điện cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
• Bằng việc thay thế hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, Hóa đơn điện tử giúp DN hoàn thiện mẫu hóa đơn, báo cáo đến cơ quan thuế. Vì vậy, việc sử dụng Hóa đơn điện tử giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế GTGT  tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế.

Loại Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay có thể tích hợp tra cứu online và có mã xác thực từ CQT.

Khi sử dụng Hóa đơn điện tử , DN không lo hỏng, mất mát chứng từ, sai sót và các khoản phạt liên quan. Thuận tiện cho việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của Hóa đơn điện tử là quá trình xử lí nhanh. Thông tin trên Hóa đơn được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của DN.

Về phía cơ quan thuế,

• Với việc Hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Công tác quản lý của CQT được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin. Để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ Hóa đơn điện tử . Thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy, việc sử dụng Hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.
• Bên cạnh đó, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Ngoài ra, CQT và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, CQT và cơ quan khác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn. Đây là công việc bắt buộc khi đối chiếu thuế GTGT và thuế TNDN.
• Thông thường, thời gian để CQT có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi DN sử dụng Hóa đơn điện tử. Thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại CQT một cách liên tục. Vì vậy, CQT có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của DN, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi DN xuất hóa đơn.
• Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng Hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn. Tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng Hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

 Cách xử lí hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy sẽ còn hiệu lực đến hết ngày 31/10/2020. Kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2020, các chi phí nhận bằng hóa đơn giấy sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lí, hợp lệ của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy sẽ bị phạt. Sau ngày 31/10/2020, Doanh nghiệp phải thực hiện hủy toàn bộ hóa đơn giấy và có sự chấp thuận của cơ quan Thuế quản lí.

2. Các bước thực hiện:

Bước 1: Hủy hóa đơn giấy

Doanh nghiệp có thể sử dụng song song Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020. Vậy nên, việc khai báo tình hình hóa đơn sử dụng phải kê khai song song cả dải hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đang sử dụng.

• Thực hiện khai báo tình hình hóa đơn phải kê khai song song dải hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.

1.1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)

Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh

1.2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục); Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử

1.3: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

1.4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn.

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số đến số, lý do hủy,…Theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Số lượng: 2 bản (một bản lưu nội bộ tổ chức, một bản gửi đến CQT quản lý trực tiếp).
• Thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.

+ Thời hạn hủy hóa đơn:

• Chậm nhất là 30 ngày đăng kí với cơ quan thuế.
• Chậm nhất là 10 ngày theo như ngày mà CQT thông báo Hóa đơn hết giá trị sử dụng.

Bước 2: Khởi tạo Hóa đơn điện tử.

Trước khi tạo HĐĐT, DN phải có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử gửi cho CQT quản lý trực tiếp. DN có thể lựa chọn bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

DN có thể lựa chọn tổ chức cung cấp Hóa đơn điện tử uy tín như BKAV, Viettel, VNPT, … để được hỗ trợ.

Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng Hóa đơn điện tử , DN phải Lập thông báo phát hành hóa đơn gửi CQT quản lý trực tiếp

• Nộp Hóa đơn mẫu, Quyết định sử dụng và Thông báo phát hành hóa đơn bản word qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị trước bước này gồm:

1. Mẫu hóa đơn: Hóa đơn mẫu và Hóa đơn chuyển đổi mẫu in màu.
2. Thông báo phát hành hóa đơn: TB01/AC làm trên phần mềm HTKK phiên bản mới nhất và in từ HTKK.
3. Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Vẫn trên trang nộp thuế online nhantokhai.gdt.gov.vn , vào mục Tra cứu / TB01/AC – chọn “Thông báo phát hành hóa đơn“

Sau khi gửi tờ khai và phụ lục thành công, sau 02 ngày doanh nghiệp có thể truy cập:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html tra cứu thông tin về TB01/AC đã được Cơ quan thuế cập nhật hay chưa.

Để tìm hiểu quy trình dịch vụ của GA Accounting bạn có thể tham khảo bài viết: https://gaadvisor.net/blog/quy-trinh-dich-vu-cua-ga-accounting/