Cách xây dựng Quy chế tài chính trong Doanh nghiệp

Quy chế tài chính có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp vì qua đó có thể thấy được nguyên tắc quản trị của công ty về vốn, chế độ tài chính, kế toán, kiểm toán, lương, tài sản công ty và các vấn đề tài chính khác của công ty. Tuy nhiên, xây dựng quy chế tài chính trong doanh nghiệp như thế nào cho hợp lý? Bài viết dưới đây chia sẻ một số cách xây dựng quy chế tài chính bạn có thể tham khảo.

1. Khái niệm về quy chế tài chính

Quy chế tài chính

Có rất nhiều người thắc mắc về quy chế tài chính là gì? Thực tế không có quy định luật cụ thể về quy chế tài chính nhưng được hiểu là tổng hợp tất cả những quy định về kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Quy chế tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất về kế toán, tài chính và quy định của công ty.

Một số nội dung của quy chế tài chính cần lưu ý như sau:

• Về vấn đề tài sản và vốn: Tài sản của công ty thì bao gồm tài sản lưu động và tài sản cố định; vốn của công ty bao gồm vốn điều lệ, vốn vay, vốn huy động, vốn pháp định và các loại vốn khác.
• Về nguyên tắc quản trị trong doanh nghiệp:

Một là, để doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh thì ban điều hành của doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết cách hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời cần phối hợp, kiểm soát chặt chẽ về doanh thu và chi tiêu, chế độ của doanh nghiệp đối với nhân viên.

Hai là, bộ phận quản lý hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp cần có sự tính toán hợp lý, chính xác mọi chi phí dùng cho hoạt động kinh doanh và thu lợi nhuận bằng cách có doanh thu. Để đảm bảo tính chính xác, khách quan, trách nhiệm thì mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như tính chi phí, doanh thu thì bộ phận này đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi, quyền hạn của mình.

Ba là, các loại chi phí trong doanh nghiệp bao gồm chi phí hoạt động tài chính, chi phí cho hoạt động kinh doanh, chi phí ở những hoạt động phát sinh theo quy định của pháp luật. các cấp quản lý của doanh nghiệp cần đảm bảo các chi phí được sử dụng hợp lý và chi phí phát sinh cần tính toán đảm bảo hiệu quả kinh doanh, sản xuất.

2. Cách xây dựng quy chế tài chính nội bộ

Quy chế tài chính nội bộ

Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và phương thức hoạt động khác nhau mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn cho mình quy chế tài chính nội bộ khác nhau. Vậy nên, các kế toán của doanh nghiệp có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng quy chế, mục đích là mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và cả bên người lao động.

* Những lưu ý khi xây dựng quy chế tài chính nội bộ:

Một là, tất cả những khoản chi theo quy định của luật thuế cần cho vào trong quy chế , trong đó bao gồm cả khoản tiền ăn theo ca, tiền ăn trưa, không nên bỏ sót những khoản này.

Hai là, mức chi của doanh nghiệp thì cần phải hợp lý đối với hồ sơ liên quan ví dụ như là chi tiền đi công tác là 10 triệu thì phiếu thanh toán công tác cũng phải ghi rõ khoản chi 10 triệu, hay là bảng lương của nhân viên và tiền phụ cấp cũng phải khớp với nhau.

Ba là, trường hợp có các chi phí phát sinh thì cần có sự phê duyệt của giám đốc doanh nghiệp, vậy nên trong quy chế nội bộ nên đưa vấn đề này vào để trong một số trường hợp cần giải trình với cơ quan có thẩm quyền.

Bốn là, quy chế nội bộ có thể sửa đổi theo quy định hiện hành về luật thuế, doanh nghiệp có thể giữ lại bản quy chế cũ, cập nhật bản quy chế mới vì cần phục vụ cho việc giải trình ở thời điểm tương ứng.

3. Cách xây dựng quy chế tài chính tập đoàn

Mỗi tập đoàn khác nhau, dựa vào đặc điểm và phương thức hoạt động thì có cách xây dựng quy chế tài chính khác nhau. Dưới đây chúng tôi lấy ví dụ về quy chế quản lý tài chính của công ty mẹ – tập đoàn dầu khí Việt Nam theo nghị định số 36/2021/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/05/2021.

Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt nam không có tư cách pháp nhân và là nhóm doanh nghiệp, gồm các doanh nghiệp thành viên của tập đoàn, công ty mẹ và các doanh nghiệp liên kết của tập đoàn. Quy chế tài chính này thì quy định vấn đề quản lý tài chính đối với công ty mẹ – tập đoàn Dầu khí Việt Nam gồm việc quản lý của công ty mẹ đầu tư và các doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật.

Trong xây dựng quy chế tài chính của công ty mẹ – Tập đoàn dầu khí Việt nam gồm có:

• Một là vốn của công ty mẹ. Vốn của công ty mẹ thì bao gồm vốn do công ty mẹ huy động được, các nguồn vốn khác, vốn nhà nước tại công ty mẹ. Công ty mẹ sẽ có trách nhiệm theo dõi, hạch toán từng nguồn vốn theo quy định của pháp luật.
• Hai là vốn điều lệ của công ty mẹ được thủ tướng chính phủ phê duyệt, điều chỉnh vốn điều lệ theo ý kiến của Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ tài chính, đề nghị của Ủy ban quản lý vốn nhà nước.
• Ba là về huy động vốn, công ty mẹ có quyền vay vốn theo quy định của pháp luật của các tổ chức tài chính, cá nhân, tổ chức ngoài doanh nghiệp, tổ chức tín dụng và các hình thức khác. Tuy nhiên, huy động vốn cần có phương án cụ thể đảm bảo khả năng trả nợ. Người phê duyệt phương án huy động vốn chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và đảm bảo nguồn vốn huy động được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả.
• Bốn là quy định về các chế độ thu – chi tài chính rõ ràng, cụ thể. Doanh thu của công ty mẹ thì bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh, sản xuất, doanh thu từ hoạt động tài chính, thu nhập khác do các đơn vị hạch toán phụ thuộc hay công ty mẹ thực hiện.
• Năm là về lợi nhuận của công ty mẹ là lợi nhuận trong các hoạt động kinh doanh, sản xuất, được chia từ hoạt động đầu tư vốn của công ty mẹ hay từ các đơn vị phụ thuộc , nguồn lợi nhuận khác. Quy định cụ thể về phân chia lợi nhuận, sử dụng các quỹ như khen thưởng, đầu tư.

4. Cách xây dựng quy chế tài chính chi nhánh

Quy chế tài chính chi nhánh

Xây dựng quy chế tài chính công ty – chi nhánh thì tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp kinh doanh sản xuất và cách thức quản lý, mục đích của công ty mẹ đối với công ty con như thế nào. Tuy nhiên, khi xây dựng cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Một là, xây dựng quy chế tài chính chi nhánh cần tuân thủ theo nguyên tắc quy chế quản lý tài chính của công ty mẹ, tuy nhiên cũng có thể linh hoạt thay đổi một số điểm theo quy định của pháp luật.
• Hai là, cần xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ, cụ thể về thời gian theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm.
• Ba là, về doanh thu cần rõ ràng và lợi nhuận được chia như thế nào, phương pháp trả lương, trả thưởng.
• Bốn là, loại hình hạch toán của chi nhánh mà đã đăng ký với cơ quan thuế khi thành lập.