Trong kỷ nguyên công nghệ số hiện nay, công nghệ trở thành một phần không thể thiếu với sự phát triển của các công ty. Bởi vậy hình thức IT outsourcing ngày càng phổ biến và được nhiều công ty SMEs lựa chọn. Phương thức này không chỉ đáp ứng mọi nhu cầu của công ty 24/7 mà còn cắt giảm hiệu quả chi phí nhân sự. Vậy IT Outsourcing là gì, các dịch vụ IT nào nên outsource, IT Outsourcing nổi trội hơn IT in-house ở đâu? Hãy cùng GA Advisor tìm hiểu.
IT Outsourcing là việc thuê ngoài một công ty chuyên cung cấp dịch vụ IT để thực hiện quản lý, bảo trì và điều hành mảng công nghệ thông tin (IT) của doanh nghiệp. Các công ty outsourcing sẽ cung cấp nhân lực phù hợp với từng công ty để có thể nắm bắt sát sao các vấn đề riêng của doanh nghiệp, từ đó chuyển giao và đưa ra các giải pháp thích hợp. Với hình thức này, doanh nghiệp không chỉ sử dụng tối đa các nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian tương đối lớn.
Dù tập đoàn lớn hay công ty SMEs đều cần có một nền tảng IT ổn định. Tuy nhiên để xây dựng một đội ngũ kỹ thuật viên chuyên về IT Infrastructure không phải điều dễ dàng với bất kỳ công ty nào. Tự hình thành một đội IT Infrastructure yêu cầu công ty phải bỏ ra một chi phí khổng lồ. Đó không chỉ là ngân sách cho đầu tư các thiết bị ban đầu mà còn là chi phí duy trì và vận hành hệ thống, chi phí nhân sự cho bộ phân IT.
Thuê ngoài dịch vụ IT Infrastructure giúp các công ty SMEs giải quyết nhanh chóng các vấn đề về phần cứng, cấu hình phần mềm và hệ thống network nội bộ. Sử dụng nguồn tài nguyên sẵn có của các công ty outsource, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí thiết bị cũng như chi phí nhân sự.
Điện toán máy chủ ảo hay còn gọi điện toán đám mây là mô hình điện toán sử dụng các công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng Internet. Công nghệ đám mây giống như một mạng lưới các máy tính khác nhau được liên kết lại thông qua kết nối tốc độ cao. Càng nhiều máy gắn vào “đám mây”, càng nhiều tài nguyên chung mà mạng này có được.
Sử dụng điện toán đám mây cho phép nhân viên truy cập dữ liệu công ty ở bất cứ đâu. Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc với các freelancer và nhân viên remote. Công tác bảo mật, lưu trữ và phục hồi dữ liệu khỏi các lỗi phần cứng và phần mềm cũng dễ dàng hơn nhiều với công nghệ đám mây. Dịch vụ này phù hợp với các doanh nghiệp đang phát triển và có nhu cầu lưu trữ tăng trong tương lai.
Màn hình xanh, treo máy hẳn là cơn ác mộng với không ít người. Một khi hệ thống xuống cấp, năng suất giảm xuống một nửa và đương nhiên lợi nhuận cũng theo đó mà giảm. Bởi vậy các công ty SMEs thường tìm kiếm giải pháp từ những công ty IT chuyên nghiệp. Rất nhiều vấn đề về máy tính khá phức tạp và cần đến sự giúp đỡ từ các chuyên gia. Tuy nhiên các lỗi này lại không quá thường xuyên nên outsourcing là một lựa chọn vô cùng tối ưu.
Theo một thống kê gần đây của đại học Texas, 43% doanh nghiệp sau khi xảy ra sự kiện đáng tiếc đánh mất dữ liệu không bao giờ mở cửa trở lại. 50% khác nhanh chóng đóng cửa trong vòng 2 năm. Có thể thấy hơn 90% doanh nghiệp bị mất dữ liệu khó có thể tiếp tục tồn tại và phát triển.
Để tránh các sự cố đáng tiếc xảy ra, các công ty giờ đây có xu hướng tìm đến các dịch vụ IT Outsourcing. Nguyên nhân mất dữ liệu có thể xuất phát từ lỗi phần cứng, phần mềm, xâm nhập của các phần mềm độc hại,… Một khi dữ liệu quan trọng bị mất do những lỗi này thì khả năng hồi phục là rất thấp. Chính vì vậy, các công ty IT sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ sao lưu các tệp quan trọng và lưu trữ chúng ở nơi an toàn bất cứ lúc nào bạn cần khôi phục.
Với các doanh nghiệp tự xoay xở với hệ thống bảo mật IT dễ dàng rơi vào các lỗ hổng bảo mật. Một khi hệ thống bảo mật gặp vấn đề, doanh nghiệp có thể đứng trên bờ vực phá sản. Thuê ngoài dịch vụ bảo mật IT là phương án an toàn và hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Với dịch vụ IT Security, các công ty CNTT sẽ cung cấp cho bạn những bản phân tích và đánh giá các lỗ hổng và rủi ro bảo mật. Từ đó công ty outsourcing sẽ thiết kế các giải pháp và chính sách bảo mật, quản lý bảo mật cho ứng dụng và thiết bị, đào tạo nhận thức về bảo mật cho nhân viên,…
Dịch vụ IT Security của GA Advisor.
Giảm thiểu đáng kể chi phí vận hành là một ưu điểm nổi trội của dịch vụ thuê ngoài outsourcing. Hiện nay thị trường việc làm của ngàng IT đang vô cùng hot. Đào tạo và xây dựng một đội ngũ IT cho doanh nghiệp đòi hỏi thời gian và chi phí khổng lồ. Các chuyên gia IT chuyên môn sâu, kỹ năng cao thường đòi hỏi mức lương trên trời. Đó là lý do vì sao các doanh nghiệp SMEs ưa thích dịch vụ IT outsourcing. Với hình thức này, doanh nghiệp có thể cắt giảm hoàn toàn chi phí nhân sự dành cho đội IT, linh hoạt sử dụng chi phí vận hành cho outsourcing. Bởi vậy, với một khoản chi phí thấp hơn rất nhiều, các doanh nghiệp SMEs vẫn có thể sử dụng nguồn nhân lực chất lượng cao của ngành.
Với những công việc đơn giản như cài đặt máy in, hệ thống email doanh nghiệp hay cài đặt hệ thống network nội bộ là công việc quen thuộc với đội ngũ IT in-house. Tuy nhiên một khi những sự cố đặc thù xảy ra như lỗ hổng bảo mật, mất dữ liệu,… thì đội IT in-house khó mà tự xử lý hết được. Với phạm vi làm việc chỉ ở trong một công ty nhất định, đội ngũ IT in-house khó tiếp cận được toàn bộ kỹ thuật IT. Ngược lại, với đặc thù chuyên về CNTT, các công ty IT outsourcing thường xuyên được tiếp xúc với rất nhiều tình huống khác nhau. Do đó, với các lỗi IT bất ngờ, phức tạp, các công ty này sẽ xử lý dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Đối với một doanh nghiệp đang phát triển, làm sao để kết nối cấu trúc hỗ trợ nội bộ từ các doanh nghiệp lớn là một thách thức trong thời đại mới. Thuê ngoài một nhà cung cấp dịch vụ CNTT chuyên nghiệp giúp các doanh nghiệp SMEs tiếp cận các giải pháp kinh doanh “khủng” mà không cần tốn quá nhiều tiền. Phần lớn các doanh nghiệp SMEs không có đủ ngân sách để xây dựng một đội ngũ IT in-house. Outsourcing tạo ra một sân chơi bình đẳng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nếu như đội IT in-house chỉ làm việc trong giờ hành chính và ngày làm việc thì đội outsourcing sẽ đem đến cho bạn cảm giác thoải mái hơn nhiều. Là công ty dịch vụ, đội ngũ IT Outsourcing sẽ nhanh chóng phản hồi thắc mắc 24/7/365. Bởi vậy bất cứ lúc nào doanh nghiệp xảy ra sự cố IT, đội outsourcing có thể ngay lập tức hỗ trợ và hạn chế tối đa tổn thất.
Với các doanh nghiệp nhỏ, một nhân viên thường kiêm nhiều vai trò khác nhau. Người quản lý dịch vụ khách hàng có thể quản lý luôn hệ thống email và web. Bộ phận kế toán có thể kiêm luôn quản lý nhân sự bên cạnh công việc quyết toán sổ sách thường ngày của họ. Đây chính là cách các công ty nhỏ vừa thành lập được vận hành. Tuy nhiên, với các công ty muốn phát triển và mở rộng hơn, đào sâu chuyên môn của các nhân viên, tập trung phát triển chiến lược mới là điều họ cần chú trọng. Vì vậy outsourcing chính là lựa chọn thích hợp nhất cho những công việc hỗ trợ.
Mất kiểm soát chi tiết đối với các chức năng CNTT là một trong những lý do khiến outsourcing trở thành vấn đề. Mặc dù 2 bên thường xuyên trao đổi chi tiết, cũng như có những hướng dẫn cụ thể, sử dụng đội outsourcing bên ngoài khó giám sát chặt chẽ hơn là một đội in-house ngay bên cạnh.
Hơn nữa, khi có sự can thiệp của bên thứ 3 nghĩa là các dữ liệu và tài liệu bí mật của công ty không còn được bảo mật 100% trong nội bộ nữa. Khi ấy 2 bên phải thống nhất các điều khoản về dịch vụ và bảo mật để giảm thiểu những nguy cơ về dữ liệu nhạy cảm.
Sử dụng Outsourcing, công ty có thể tiếp cận các thiết bị cao cấp nhưng đồng thời cũng phải chia sẻ việc sử dụng này với nhiều công ty khác, đặc biệt là lĩnh vực bảo mật. Các thiết bị MSP thường được giao nhiệm vụ xử lý bảo mật với nhiều công ty cùng một lúc. Do đó, nếu công ty bạn gặp phải các lỗi nhỏ thường sẽ nhận được sự ưu tiên xử lý thấp hơn các lỗi lớn.
Khi các hoạt động được thực hiện bên ngoài, việc giao tiếp thường xuyên và hiệu quả cũng khó khăn hơn với đội ngũ thuộc công ty. Đặc biệt điều này càng trở nên rắc rối và trầm trọng hơn nếu nhà thầu của bạn được đặt tại một quốc gia hoặc múi giờ khác.
Hơn nữa, nếu việc thuê ngoài diễn ra thường xuyên và ngày càng nhiều sẽ tạo ra áp lực vô hình đối với các nhân viên của công ty. Sự lo lắng của nhân viên, khả năng hài hòa giữa đội in-house và outsourcing cũng ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ và chất lượng công việc.
Không có một đáp án chắc chắn nào cho câu hỏi “Doanh nghiệp có nên sử dụng IT Outsourcing hay không?” Lựa chọn outsource hay in-house hoàn toàn dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp. Cân nhắc từng ưu nhược điểm, tìm hiểu dịch vụ của các công ty outsource, thấu hiểu chính công ty của mình là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển và mở rộng.
Liên hệ ngay với GA Advisor để nhận báo giá và tư vấn miễn phí về dịch vụ IT
GA ADVISOR VIET NAM
Add: R.608, DMC Tower, 535 Kim Ma, Ngoc Khanh Ward, Ba Dinh District, Ha Noi City
EMAIL: ha.ta@gaadvisor.net / hai.pham@gaadvisor.net
TEL: (+84) 93 424 1168 | (+84) 24 2217 6060
